В таком случае, предлагаю вообще убрать день. И выносить на головсование предложения по встречам, за два дня до встречи, с указанием места и удобного, для предложившего, времени. Почему голосования..? В случае, если поступит больше одного предложения, каждый может выбрать удобное для себя, из предложенных мест. А вот встречу проводить в том месте, которое выберет большинство учавствовавших в голосовании. Мы ведь одна большая Тойотовская семья? И по-честному, и никому не обидно. Те, кто учавствовал в голосовании- явка обязательна, 99,9%.( во избежание махинаций) Организационные вопросы по месту проведения встречи, и все что с этим связано, ложаться на предложившего. Как Вам такое???
